Ausstellung und Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen

01.03.2019

Damit eine Rechnung zum Vorsteuer-, bzw. Betriebsausgabenabzug zugelassen wird,
muss sie strenge Anforderungen erfüllen. Rechnungen können auf Papier
oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch übermittelt
werden. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen
Format ausgestellt und empfangen wird.

Das Umsatzsteuergesetz fordert die folgenden Angaben in einer Rechnung:

1. Name und (vollständige) Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-Id-Nr.)
3. Rechnungsdatum
4. Rechnungsnummer
5. eindeutige, leicht prüfbare Beschreibung der Leistung bzw. Lieferung
6. Zeitpunkt der Leistung bzw. Lieferung und der Vereinnahmung des Entgelts
7. Entgelt (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und evtl. Steuerbefreiungen

8. Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren bei Bauleistungen
für Privatpersonen
10. die Angabe "Gutschrift" in den Fällen der Ausstellung
der Rechnung durch den Leistungsempfänger

Für Rechnungen unter 250 € gelten Erleichterungen; hier kann
die Steuer-/USt-Id-Nr, eine Rechnungsnummer sowie der Lieferzeitpunkt
entfallen.

Aufbewahrungspflicht: Die Aufbewahrungsfrist beträgt bei einem
Unternehmer in der Regel zehn Jahre. Besteht eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung
von Rechnungen, sind elektronische Rechnungen zwingend digital während
der Dauer der Aufbewahrungsfrist auf einem Datenträger aufzubewahren, der
keine Änderungen mehr zulässt. Hierzu gehören insbesondere nur
einmal beschreibbare CDs und DVDs.

Bitte beachten Sie! Die immer kritischer werdenden Prüfungen durch
die Finanzverwaltung zwingen zur akribischen Befolgung der Vorgaben und Aufbewahrungen.
Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung z. B. "nur" als
Papierausdruck ist nicht zulässig!

Besteht eine Aufbewahrungspflicht bei Leistungen an Privatpersonen z. B. bei
Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, muss der Unternehmer den
Leistungsempfänger in der Rechnung auf dessen Aufbewahrungspflicht hinweisen.
Hierbei ist es ausreichend, wenn in der Rechnung ein allgemeiner Hinweis enthalten
ist, dass eine Privatperson diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere
beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren hat.

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